Migration Office 365, ce que vous devez savoir

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Migration Office 365 : CNAME, TXT, SSL… Quèsaco ?

 

Dans un précédent billet, nous avons abordé les différents scénarios de migration vers Office 365. Nous avons vu que les solutions étaient nombreuses pour vous permettre de basculer vers cette plateforme, en récupérant tout ou partie de votre historique.

Quelle que soit la plateforme de messagerie utilisée en amont, et quels que soient vos besoins autour des solutions Office 365, lors d’une telle migration, il existe un 1er exercice couperet auquel vous ne pourrez pas échapper : la gestion des enregistrements DNS de votre nom de domaine.

Créer les bons enregistrements DNS, de type TXT, MX ou encore CNAME, ne relève pas simplement d’un exercice de style, c’est LA condition pour que votre environnement Office 365 (ou encore « tenant ») soit totalement opérationnel et pérenne.

Selon les hébergeurs ou les types d’abonnement, vous aurez la possibilité ou l’obligation de gérer ces enregistrements vous-même, en ligne. C’est souvent le cas des FAI « orientés Cloud », tels que OVH, Infomaniak, et bien d’autres. Les FAI plus « traditionnels » vous demanderont d’ouvrir un ticket au centre de support et parfois de remplir des documents standardisés, signés du titulaire du nom de domaine.

Là se présente la 1ère difficulté : identifier le titulaire de votre nom de domaine, votre hébergeur, retrouver vos identifiants sur les portails d’administration et surtout votre code client.
Par expérience, ce « point de détail » vous emmène parfois sur de longues séances d’appels téléphoniques et de longs échanges. Un conseil : gardez précieusement toutes ces informations et vérifiez régulièrement que vos accès sont valides.
Selon les FAI, ces informations sont identifiées sous les libellés « Registrar », « Registrant Name », « Admin Name » …. Sans eux, point de salut !
Un point non négligeable, le Registrar est souvent le Dirigeant de l’entreprise lors du 1er enregistrement de votre nom de domaine. Pensez à vous assurer qu’il est toujours en place, ou procédez à son changement auprès du FAI. Là aussi, cela peut prendre du temps !

Lorsque vous avez rassemblé toutes ces informations, et que vous savez qui appeler, où vous connecter et comment vous identifier, le reste sera très simple finalement.

Sur votre tenant Office 365, Microsoft vous fournit un assistant très bien détaillé pour réaliser les opérations auprès des hébergeurs et demander la création des enregistrements DNS nécessaires.

  • Vous devrez créer tout d’abord des enregistrements TXT pour attester techniquement que le nom de domaine présenté est bien le vôtre.
  • Dans un 2nd temps, vous devrez créer des enregistrements CNAME pour assurer les résolutions de nom et les accès aux différents services proposés par Office 365 (messagerie, messagerie unifiée, accès client).
  • Ensuite, en rapport avec le traitement des emails, il vous sera demandé de modifier l’enregistrement MX de votre nom de domaine (ce qui activera la distribution des emails sur Office 365) et aussi d’autres enregistrements TXT pour configurer les protections contre les courriers indésirables.
  • Enfin, les derniers enregistrements SRV assureront le fonctionnement et les accès aux services Skype Entreprise.

En complément de toutes ces opérations liées à votre nom de domaine et aux enregistrements DNS, il est important de noter un autre aspect lié à la sécurisation des accès et des échanges de données.

Lors d’une migration Ms Exchange onpremise vers Office 365, vous devrez fournir des accès sécurisés au serveur source. Cela implique l’utilisation de certificats SSL publics adossés aux services Web tels que Webmail, Outlook Anywhere ou Microsoft ActiveSync. Là aussi, c’est une condition indispensable à la mise en fonction des liens entre les plateformes onpremise et cloud.

Bien souvent, les accès SSL (https) ont été activés à l’aide d’une autorité de certification interne à l’entreprise (fournie par l’Active Directory par exemple), voire avec les certificats autosignés du serveur Ms Exchange pour les moins téméraires. Malheureusement, pour une migration de type « Cut-Over » ou « Stagged », ces certificats internes ne suffisent pas et vous devez les remplacer par des certificats issus d’autorités publiques (VerySign, Comodo, Geotrust…).
Comme vous allez utiliser ces certificats pour une très courte période (migration uniquement), privilégiez un certificat simple d’utilisation et actif sur une courte période (1 an minimum).

Ces opérations sont également nécessaires si vous effectuez une migration depuis une plateforme IMAP : vous devrez là-aussi installer un certificat SSL public.

Microsoft fournit un outil complet permettant de vérifier que les conditions de connectivité sont assurées et conformes aux exigences : l’Analyseur de Connectivité à Distance. Pensez-y !
Pour toutes ces opérations, de la préparation de la migration à l’accompagnement de vos utilisateurs sur cette nouvelle plateforme Office 365, CERIEL INFRASTRUCTURE & SERVICES IT est en mesure de vous accompagner et vous proposer un service clé en main. Contactez-nous au 02 35 60 89 09.

 

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Tous les chemins peuvent mener à Office 365

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Parmi les outils de communication en entreprise, la messagerie électronique occupe toujours une place importante. Les échanges sont toujours plus nombreux, les volumes toujours croissants.
Pour répondre à ces besoins, les solutions de messagerie électronique sont pléthores sur le marché : hébergées, libres, onpremise, fournies par des acteurs historiques ou pas de nouveaux pure players.
Certaines sont très basiques et ne proposent que l’envoi/réception d’emails (POP3/SMTP) ; d’autres sont plus élaborées et reposent sur des solutions éprouvées par les éditeurs depuis des décennies.

Dans les entreprises, les solutions déployées sont donc très variées et résultent de choix technologiques, économiques, politiques. Les volumes sont souvent conséquents, et résultent de plusieurs années de conservation des emails. Et que dire des archives, souvent nombreuses elles aussi, et stockées çà et là au fil des années.

Difficile dans ce cas de se projeter facilement et rapidement vers les offres Office 365, pensez-vous ?

Les scénarios de migration et de cohabitation entre les solutions déployées en entreprise et la plateforme cloud Office 365 sont tellement variés qu’il est au contraire très simple de positionner un tel projet.

Nous avons retenu ici 4 scénarios de migration selon les plateformes et les outils déployés.

 

1 – Vous disposez d’une plateforme de messagerie sous Microsoft Exchange ? Tout est pris en charge.

Pour des environnements Exchange 2003, 2007, 2010 ou 2013, dans la limite de 2000 boîtes aux lettres, nous procéderons à une migration « en une fois » (migration à basculement, ou cut-over migration).

L’intégralité de votre BAL sera migrée : messages, agenda, contacts, taches.
Le déplacement des données se fera de manière transparente pour tous, sans impact sur la consultation de la messagerie originelle.
Le jour J, chaque utilisateur recevra les informations pour se connecter à sa nouvelle BAL et y retrouvera tout son historique.
Il sera alors temps d’arrêter l’ancien serveur.

Pour des environnements Exchange 2003 ou 2007 au-delà de 2000 boîtes aux lettres, nous procéderons à une migration « en lots » (migration intermédiaire, ou stagged migration).

Là aussi, l’intégralité de votre BAL sera migrée : messages, agenda, contacts, taches.
La cohabitation des 2 systèmes pendant le traitement des lots assure une collaboration complète (distribution d’emails, consultation des disponibilités, gestion des invitations).
Les utilisateurs migrés devront reconfigurer leur profil à la fin de leur transfert de BAL.
A la fin de tous les lots, la cohabitation s’arrête entre les 2 systèmes et l’ancien serveur pourra être stoppé.

Il existe enfin la possibilité d’une migration « dans le temps », toujours basée sur un mode hybride, si vous souhaitez procéder de manière espacée, et si vous êtes équipés d’un serveur Exchange 2010 ou 2013.

 

2 – Vous utilisez un système de messagerie « simple » et stockez vos données dans des fichiers PST ? Le service d’importation est là pour vous.

Quel que soit votre hébergeur ou le système de messagerie utilisé, vos données de messagerie sont conservées dans des fichiers personnels (PST). Ce peut-être aussi le cas pour vos archives.
Dans ce cas, le contenu de ce fichier sera importé de manière sécurisée depuis un poste de votre réseau vers le cloud Office 365. Les imports se font par lots d’utilisateurs.
Chaque utilisateur retrouvera l’intégralité de sa BAL : messages, agenda, contacts, taches.
Cet import se fera en arrière-plan et sa durée dépendra naturellement de votre bande passante (des outils permettent d’estimer le temps d’import).
Au préalable, tous les postes auront été connectés à Office 365 et les utilisateurs échangeront via cette nouvelle connexion. Ils verront progressivement leur nouvelle BAL Office 365 se remplir de leurs archives.
Il n’y a ainsi aucune coupure de production, et ce scénario permet de gérer les imports selon divers critères : utilisateurs VIP, récupération de la BAL et/ou de l’archive…

 

3 – Vous utilisez un système de messagerie fonctionnant sous IMAP ? Tout n’est pas perdu.

C’est ici le cas le plus restrictif fonctionnellement, mais vous pourrez récupérer les éléments de votre boîte de réception ou des autres dossiers, dans la limite de 500 000, et pour des messages inférieurs à 35 Mo chacun.
Les échanges se font de serveur à serveur (Office 365 se connecte à votre serveur IMAP) et la migration se base sur un fichier de configuration.

Clairement, dans un tel scénario, il est peut-être souhaitable de travailler avec des fichiers PST et s’appuyer sur le scénario 2.

 

4 – Vous n’apparaissez dans aucun des 3 scénarios précédents ? Appuyez-vous sur des outils fournis par des partenaires accrédités et certifiés.

Ce dernier scénario est utile par exemple si vous utilisez une plateforme de messagerie sous Lotus Notes / IBM Domino, voire d’autres plus exotiques ou anciennes.

La migration est alors conduite à l’aide de logiciels tiers, placés entre votre serveur et la plateforme Cloud Office 365. Selon les outils, et les versions, il sera possible de migrer tout ou partie de la BAL (contenus et périodes), de gérer les migrations par lots, de prendre en charge les archives ou non.

La migration et la cohabitation pourront s’étaler dans le temps. Vous aurez aussi la possibilité de basculer d’un coup, après avoir fait un POC grandeur nature et avoir estimé les temps de chargement.

Naturellement, à l’issu d’une telle migration, les accès à la messagerie Office 365 devront être complètement reconfigurés : déploiement des clients Outlook, publication des URL webmail….

 

Une fois basculé vers Office 365 pour la partie messagerie, il sera alors grand temps de découvrir toutes les autres fonctionnalités et les services proposés : Stockage et partage de fichiers ; Conférences en ligne et messagerie instantanée ; Sites d’équipe ; Réseau sociale d’entreprise.

Alors n’hésitez pas, nous pouvons vous accompagner dans vos réflexions, et vous apporter l’expérience de nos consultants. Contactez-nous ou appelez CERIEL Infrastructure & Services IT au 02 35 60 89 09.

 

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