Migration Office 365, ce que vous devez savoir

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Migration Office 365 : CNAME, TXT, SSL… Quèsaco ?

 

Dans un précédent billet, nous avons abordé les différents scénarios de migration vers Office 365. Nous avons vu que les solutions étaient nombreuses pour vous permettre de basculer vers cette plateforme, en récupérant tout ou partie de votre historique.

Quelle que soit la plateforme de messagerie utilisée en amont, et quels que soient vos besoins autour des solutions Office 365, lors d’une telle migration, il existe un 1er exercice couperet auquel vous ne pourrez pas échapper : la gestion des enregistrements DNS de votre nom de domaine.

Créer les bons enregistrements DNS, de type TXT, MX ou encore CNAME, ne relève pas simplement d’un exercice de style, c’est LA condition pour que votre environnement Office 365 (ou encore « tenant ») soit totalement opérationnel et pérenne.

Selon les hébergeurs ou les types d’abonnement, vous aurez la possibilité ou l’obligation de gérer ces enregistrements vous-même, en ligne. C’est souvent le cas des FAI « orientés Cloud », tels que OVH, Infomaniak, et bien d’autres. Les FAI plus « traditionnels » vous demanderont d’ouvrir un ticket au centre de support et parfois de remplir des documents standardisés, signés du titulaire du nom de domaine.

Là se présente la 1ère difficulté : identifier le titulaire de votre nom de domaine, votre hébergeur, retrouver vos identifiants sur les portails d’administration et surtout votre code client.
Par expérience, ce « point de détail » vous emmène parfois sur de longues séances d’appels téléphoniques et de longs échanges. Un conseil : gardez précieusement toutes ces informations et vérifiez régulièrement que vos accès sont valides.
Selon les FAI, ces informations sont identifiées sous les libellés « Registrar », « Registrant Name », « Admin Name » …. Sans eux, point de salut !
Un point non négligeable, le Registrar est souvent le Dirigeant de l’entreprise lors du 1er enregistrement de votre nom de domaine. Pensez à vous assurer qu’il est toujours en place, ou procédez à son changement auprès du FAI. Là aussi, cela peut prendre du temps !

Lorsque vous avez rassemblé toutes ces informations, et que vous savez qui appeler, où vous connecter et comment vous identifier, le reste sera très simple finalement.

Sur votre tenant Office 365, Microsoft vous fournit un assistant très bien détaillé pour réaliser les opérations auprès des hébergeurs et demander la création des enregistrements DNS nécessaires.

  • Vous devrez créer tout d’abord des enregistrements TXT pour attester techniquement que le nom de domaine présenté est bien le vôtre.
  • Dans un 2nd temps, vous devrez créer des enregistrements CNAME pour assurer les résolutions de nom et les accès aux différents services proposés par Office 365 (messagerie, messagerie unifiée, accès client).
  • Ensuite, en rapport avec le traitement des emails, il vous sera demandé de modifier l’enregistrement MX de votre nom de domaine (ce qui activera la distribution des emails sur Office 365) et aussi d’autres enregistrements TXT pour configurer les protections contre les courriers indésirables.
  • Enfin, les derniers enregistrements SRV assureront le fonctionnement et les accès aux services Skype Entreprise.

En complément de toutes ces opérations liées à votre nom de domaine et aux enregistrements DNS, il est important de noter un autre aspect lié à la sécurisation des accès et des échanges de données.

Lors d’une migration Ms Exchange onpremise vers Office 365, vous devrez fournir des accès sécurisés au serveur source. Cela implique l’utilisation de certificats SSL publics adossés aux services Web tels que Webmail, Outlook Anywhere ou Microsoft ActiveSync. Là aussi, c’est une condition indispensable à la mise en fonction des liens entre les plateformes onpremise et cloud.

Bien souvent, les accès SSL (https) ont été activés à l’aide d’une autorité de certification interne à l’entreprise (fournie par l’Active Directory par exemple), voire avec les certificats autosignés du serveur Ms Exchange pour les moins téméraires. Malheureusement, pour une migration de type « Cut-Over » ou « Stagged », ces certificats internes ne suffisent pas et vous devez les remplacer par des certificats issus d’autorités publiques (VerySign, Comodo, Geotrust…).
Comme vous allez utiliser ces certificats pour une très courte période (migration uniquement), privilégiez un certificat simple d’utilisation et actif sur une courte période (1 an minimum).

Ces opérations sont également nécessaires si vous effectuez une migration depuis une plateforme IMAP : vous devrez là-aussi installer un certificat SSL public.

Microsoft fournit un outil complet permettant de vérifier que les conditions de connectivité sont assurées et conformes aux exigences : l’Analyseur de Connectivité à Distance. Pensez-y !
Pour toutes ces opérations, de la préparation de la migration à l’accompagnement de vos utilisateurs sur cette nouvelle plateforme Office 365, CERIEL INFRASTRUCTURE & SERVICES IT est en mesure de vous accompagner et vous proposer un service clé en main. Contactez-nous au 02 35 60 89 09.

 

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Tous les chemins peuvent mener à Office 365

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Parmi les outils de communication en entreprise, la messagerie électronique occupe toujours une place importante. Les échanges sont toujours plus nombreux, les volumes toujours croissants.
Pour répondre à ces besoins, les solutions de messagerie électronique sont pléthores sur le marché : hébergées, libres, onpremise, fournies par des acteurs historiques ou pas de nouveaux pure players.
Certaines sont très basiques et ne proposent que l’envoi/réception d’emails (POP3/SMTP) ; d’autres sont plus élaborées et reposent sur des solutions éprouvées par les éditeurs depuis des décennies.

Dans les entreprises, les solutions déployées sont donc très variées et résultent de choix technologiques, économiques, politiques. Les volumes sont souvent conséquents, et résultent de plusieurs années de conservation des emails. Et que dire des archives, souvent nombreuses elles aussi, et stockées çà et là au fil des années.

Difficile dans ce cas de se projeter facilement et rapidement vers les offres Office 365, pensez-vous ?

Les scénarios de migration et de cohabitation entre les solutions déployées en entreprise et la plateforme cloud Office 365 sont tellement variés qu’il est au contraire très simple de positionner un tel projet.

Nous avons retenu ici 4 scénarios de migration selon les plateformes et les outils déployés.

 

1 – Vous disposez d’une plateforme de messagerie sous Microsoft Exchange ? Tout est pris en charge.

Pour des environnements Exchange 2003, 2007, 2010 ou 2013, dans la limite de 2000 boîtes aux lettres, nous procéderons à une migration « en une fois » (migration à basculement, ou cut-over migration).

L’intégralité de votre BAL sera migrée : messages, agenda, contacts, taches.
Le déplacement des données se fera de manière transparente pour tous, sans impact sur la consultation de la messagerie originelle.
Le jour J, chaque utilisateur recevra les informations pour se connecter à sa nouvelle BAL et y retrouvera tout son historique.
Il sera alors temps d’arrêter l’ancien serveur.

Pour des environnements Exchange 2003 ou 2007 au-delà de 2000 boîtes aux lettres, nous procéderons à une migration « en lots » (migration intermédiaire, ou stagged migration).

Là aussi, l’intégralité de votre BAL sera migrée : messages, agenda, contacts, taches.
La cohabitation des 2 systèmes pendant le traitement des lots assure une collaboration complète (distribution d’emails, consultation des disponibilités, gestion des invitations).
Les utilisateurs migrés devront reconfigurer leur profil à la fin de leur transfert de BAL.
A la fin de tous les lots, la cohabitation s’arrête entre les 2 systèmes et l’ancien serveur pourra être stoppé.

Il existe enfin la possibilité d’une migration « dans le temps », toujours basée sur un mode hybride, si vous souhaitez procéder de manière espacée, et si vous êtes équipés d’un serveur Exchange 2010 ou 2013.

 

2 – Vous utilisez un système de messagerie « simple » et stockez vos données dans des fichiers PST ? Le service d’importation est là pour vous.

Quel que soit votre hébergeur ou le système de messagerie utilisé, vos données de messagerie sont conservées dans des fichiers personnels (PST). Ce peut-être aussi le cas pour vos archives.
Dans ce cas, le contenu de ce fichier sera importé de manière sécurisée depuis un poste de votre réseau vers le cloud Office 365. Les imports se font par lots d’utilisateurs.
Chaque utilisateur retrouvera l’intégralité de sa BAL : messages, agenda, contacts, taches.
Cet import se fera en arrière-plan et sa durée dépendra naturellement de votre bande passante (des outils permettent d’estimer le temps d’import).
Au préalable, tous les postes auront été connectés à Office 365 et les utilisateurs échangeront via cette nouvelle connexion. Ils verront progressivement leur nouvelle BAL Office 365 se remplir de leurs archives.
Il n’y a ainsi aucune coupure de production, et ce scénario permet de gérer les imports selon divers critères : utilisateurs VIP, récupération de la BAL et/ou de l’archive…

 

3 – Vous utilisez un système de messagerie fonctionnant sous IMAP ? Tout n’est pas perdu.

C’est ici le cas le plus restrictif fonctionnellement, mais vous pourrez récupérer les éléments de votre boîte de réception ou des autres dossiers, dans la limite de 500 000, et pour des messages inférieurs à 35 Mo chacun.
Les échanges se font de serveur à serveur (Office 365 se connecte à votre serveur IMAP) et la migration se base sur un fichier de configuration.

Clairement, dans un tel scénario, il est peut-être souhaitable de travailler avec des fichiers PST et s’appuyer sur le scénario 2.

 

4 – Vous n’apparaissez dans aucun des 3 scénarios précédents ? Appuyez-vous sur des outils fournis par des partenaires accrédités et certifiés.

Ce dernier scénario est utile par exemple si vous utilisez une plateforme de messagerie sous Lotus Notes / IBM Domino, voire d’autres plus exotiques ou anciennes.

La migration est alors conduite à l’aide de logiciels tiers, placés entre votre serveur et la plateforme Cloud Office 365. Selon les outils, et les versions, il sera possible de migrer tout ou partie de la BAL (contenus et périodes), de gérer les migrations par lots, de prendre en charge les archives ou non.

La migration et la cohabitation pourront s’étaler dans le temps. Vous aurez aussi la possibilité de basculer d’un coup, après avoir fait un POC grandeur nature et avoir estimé les temps de chargement.

Naturellement, à l’issu d’une telle migration, les accès à la messagerie Office 365 devront être complètement reconfigurés : déploiement des clients Outlook, publication des URL webmail….

 

Une fois basculé vers Office 365 pour la partie messagerie, il sera alors grand temps de découvrir toutes les autres fonctionnalités et les services proposés : Stockage et partage de fichiers ; Conférences en ligne et messagerie instantanée ; Sites d’équipe ; Réseau sociale d’entreprise.

Alors n’hésitez pas, nous pouvons vous accompagner dans vos réflexions, et vous apporter l’expérience de nos consultants. Contactez-nous ou appelez CERIEL Infrastructure & Services IT au 02 35 60 89 09.

 

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Des petites et des moyennes entreprises désireuses de se libérer des contraintes liées à l’exploitation de leur informatique font le choix d’externaliser toute ou partie de leurs infrastructures. Je vous invite à découvrir deux cas de PME et de TPE que nous avons accompagnées et migrées sous Office 365 et que vous présente mon collègue Zouheir HABBANI, consultant Office 365.

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Naissance et vie d’une application AS/400

Développement logiciels

 

En 1998 la PME « PMEXY » (1) fait appel à CERIEL pour la conception et la réalisation de son applicatif de gestion « Administration d’activité et Facturation ». A cette époque il y a peu de solutions prêtes à l’emploi pour l’activité de PMEXY et la direction souhaite conserver son autonomie dans le choix des fonctionnalités à implémenter. Objectif : maîtriser les coûts et coller au plus près des besoins fonctionnels en fonction de l’organisation de l’entreprise. Une analyse des besoins est réalisée avec le client qui débouche sur un cahier des charges pour la réalisation des modules fondamentaux. Ceux-ci seront livrés à PMEXY et mis en œuvre quelques mois plus tard. L’AS400 s’est naturellement imposé comme serveur pour cette solution: stabilité, déploiement simple et centralisé (pas « d’informaticien » maison), pérennité nécessaire de l’investissement logiciel. Les développements sont réalisés en CLP/RPG/SQL sur base de données DB2/400. Ces choix s’avéreront pertinents : près de vingt ans plus tard les modules applicatifs en question composent toujours les bases du SI de l’entreprise ! L’application de PMEXY connaitra de nombreuses évolutions au gré de son expansion, révision d’organisation, prise en compte des obligations légales et demandes de ses clients. L’évolution permanente des technologies, notamment de l’AS/400, accompagnera efficacement celles-ci.

Dès 2001, une application mobile s’avère indispensable pour permettre aux collaborateurs itinérants (interventions techniques à domicile) de disposer de toutes les informations nécessaires à leurs interventions et leur permettre également d’enrichir l’historique des actions effectuées. Ce besoin conduira à la réalisation d’une application sur PC portable en mode déconnecté, c’est-à-dire sans connexion permanente au SI de l’entreprise. A cette époque le GSM est loin des débits et couverture de la 4G actuelle, la fiabilité et la sécurité non garanties ! Cette application sera réalisée avec l’atelier de génie logiciel WINDEV de PC Soft et une base de données embarquée HyperFile, cette dernière étant régulièrement synchronisée à la base de données centrale de l’AS400 lors des passages sur l’un des quatre sites géographiques de PMEXY.

En 2013, un nouveau besoin conduit à l’élaboration d’une «Tour de contrôle » des équipements mis à disposition par PMEXY à ses clients. L’objet est d’effectuer la surveillance de paramètres de fonctionnement télé-transmis  par les matériels, détecter les anomalies et alerter les intervenants de terrain lors de dysfonctionnements ou de mauvaise utilisation afin d’apporter les actions correctives nécessaires. La « Tour de contrôle » se doit d’être un centre névralgique où seront opérés des choix en fonction des différents types d’alertes : appel du client, intervention à distance, envoi d’un collaborateur sur place, etc .. Bien que toutes les informations nécessaires soient présentes au sein de la base de données de l’AS400, il s’avère rapidement évident que les capacités d’interface utilisateur 5250 AS/400 ne permettront pas à l’outil d’être performant. C’est une interface de type multi-fenêtrée réalisée avec WINDEV et en connexion permanente avec la base de données AS/400 qui sera retenue : mise en évidence par pictogrammes et couleurs des alertes, multi filtrage des alertes, zoom introspectif multi niveaux sur les ‘datas’… La solution restant interne à l’entreprise et limitée à quelque postes de travail, la connexion entre l’application WINDEV et la base DB2/400 est réalisée par une simple connexion ODBC. Les mises à jour évolutives sont confiées au mécanisme de gestion de version intégré à WINDEV : une seule installation et le processus se charge automatiquement du déploiement sur les postes concernés.

En parallèle, il s’avèrera nécessaire de mettre à disposition des clients les informations les concernant. Cela sera réalisé via un site Extranet sécurisé https réalisé en WEBDEV. Via authentification, le client est en mesure d’accéder à toutes ses informations, matériels mis à disposition, alertes et traçabilité des actions. Pour des raisons de sécurité et d’hébergement, le site Extranet n’est pas ‘temps réel’ mais ‘rafraîchi’ périodiquement. Le site Extranet n’est donc pas en connexion directe sur la base de données centrale AS/400, ce qui d’une part était superflu et d’autre part permet une meilleure gestion de l’intégrité des données.

PMEXY étant filiale d’un groupe disposant de plusieurs entités exerçant des activités comparables, le dispositif a également été complété par une série de Webservices destinés à des interrogations via un portail Intranet commun au groupe. Ainsi bien que les différentes filiales disposent de systèmes informatiques différents, l’ensemble des éléments est rendu accessible au travers d’une interface unique au niveau du groupe. Ces Webservices sont directement implémentés sur l’AS400, déployés et administrés via l’ « IBM Web Administration for i ». Ils ne nécessitent aucun serveur dédié et aucune administration. Ils sont disponibles tant que l’AS400 l’est et redémarrés automatiquement après un arrêt éventuel de celui-ci.

A travers cet exemple, nous espérons vous avoir montré que l’intégration des différentes plateformes et des différents outils de développement est une composante essentielle de la réussite de vos projets. Bien sûr l’usage de technologies pérennes telles que l’AS400, RPG, DB2/400 et WINDEV/WEBDEV est également fondamental.

Et puis n’oubliez pas : « Light is right ! » 😉  (*) voir billet « Faire évoluer les applications AS/400 »

(1) Nous avons changé le nom et travesti l’activité de cette entreprise afin de préserver l’anonymat de celle-ci car elle évolue sur un marché sensible.

A lire sur www.ceriel.fr :

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IBM Verse une messagerie qui vous aime

email 

Reprendre le contrôle avec IBM VERSE : une messagerie qui vous aime !

Les besoins des utilisateurs de messagerie se résument en 3 points :
–    avoir une idée claire de « ce sur quoi se concentrer » dans le temps de travail dont on dispose.
–    disposer d’une façon simple de collaborer avec les personnes qui sont les plus importantes pour notre travail.
–    trouver le moyen de reprendre le contrôle de notre journée de travail

La stratégie d’IBM à cette triple problématique est résumée ici en 3 points :
–    Un Mail qui Vous Comprend
o    Disponible dans le Cloud, conçu pour les appareils mobiles, alimenté par IBM Analytics et fournissant une recherche avancée, IBM Verse travaille pour vous et non pas le contraire.
–    Moins Encombré, Plus de Clarté
o    A travers une interface épurée de type « Ne voyez que ce dont vous avez besoin », IBM Verse vous permet de vous focaliser sur les tâches les plus importantes.
–    Etre Connecté aux Autres
o    Avec des services du réseau social, sécurisés et intelligents, IBM Verse ouvre de nouvelles opportunités de travailler ensemble.

La stratégie d’IBM est de faire de la messagerie électronique l’assistant personnel qui vous présentera de manière synthétique ce que doit être votre journée de travail.

IBM VERSE s’inscrit dans la démarche IBM Connections Cloud, solution complète et intégrée de collaboration sociale, dédiée au « Social Business ».
La messagerie est l’un de ses composants, tout comme le réseau social d’entreprise (flux, communautés…), les documents et la gestion de contenu (fichiers, forums, wikis ; blogues…), les chats et réunions en ligne.
IBM VERSE est un des clients de messagerie disponibles pour cette plateforme Cloud, tout comme IBM Notes, iNotes ou Traveler.
Surtout IBM VERSE n’est pas le remplaçant d’IBM Notes, mais bel et bien une alternative nouvelle, riche fonctionnellement, et orientée « sociale ».

 

FONCTIONNELLEMENT

IBM VERSE propose un espace de travail personnalisable et unique pour toute la journée de travail. Avec un accès direct à l’essentiel, la possibilité de masquer les informations non pertinentes ou celles qui vous encombrent, cet espace simplifié et intégré permet de se concentrer sur ses missions et d’agir rapidement sur les points critiques en un simple coup d’œil.

La barre d’outils principale se construit en se basant sur les préférences de l’utilisateur et tire profit de l’analytique d’IBM pour proposer à chaque utilisateur ce qui est important pour lui et son travail. Cette barre d’outils propose un accès direct et simple à toutes les fonctions et aux contacts et réseaux.

Les actions importantes de la journée sont présentées en se basant sur les besoins et le contexte de l’utilisateur (vue unique des actions prioritaires pour soi ou des autres envers soi ; aperçu continu de l’agenda …).

La puissance d’IBM Analytics propose une recherche rapide et intelligente : le résultat de la recherche retourne des liens, des fichiers, des tâches et des réunions ; l’analytique masque les résultats sans intérêt et met en évidence des informations cachées ; des filtres performants et une vue des résultats en multi-panneaux permettent de découvrir rapidement et même de prévisualiser les fichiers.

L’interface complet d’IBM VERSE permet aussi de garder tous nos contacts connectés sur un même écran (fonction post-to-blog ; partage et collaboration en 2 clics ; gestion intelligente des permissions d’accès avec l’option share-on-send)

IBM VERSE propose une interface mobile extrêmement similaire à l’interface classique, proposant un accès continu, sans rupture ni perte de temps pour récupérer son travail.

Du point de vue technique, IBM VERSE s’affiche résolument comme un outil intégré, facile à adopter et à comprendre : interface web et mobile compatibles avec tous les systèmes actuels et futurs ; prise en charge de la sécurité et des mises à jour.

 

TECHNIQUEMENT

Toute l’architecture IBM VERSE s’appuie et tire profit des technologies avancées du web, des appareils mobiles, du cloud, de l’analytique, et des moteurs de recherché :

•    IBM VERSE est construit sur l’expérience et les composants d’IBM Connections Mail
•    Déploiement du code OSGI sur moteur Domino
•    Utilisation des technologies Javascript
•    Utilisation d’application HTML5 full Window plutôt que de composants OpenSocial
•    Intégration du module de recherche Apache SolrCloud-based déjà déployé au sein des services SmartCloud Notes
•    Utilisation des servlets DWA Ajax Proxy pour le déplacement des données du service Mail vers le service Engage
•    Utilisation intensive des CSS pour permettre une meilleure adaptation aux différentes interfaces utilisateurs.

 

LES DISTRIBUTIONS

La plateforme de messagerie IBM Connections Cloud se décline en 3 offres (S1, S2, IBM VERSE) et quelques services indépendants (conférences, fichiers, chats).
Surtout, le choix de l’environnement est capital : SmartCloud Notes se décline en mode « Service Only » ou « Mode Hybride ». Ce choix est primordial et non réversible.

Service Only :
–    nouvel environnement IBM Domino
–    pas de migration de données
–    administration cloud en mode web uniquement
–    intégration aux annuaires d’entreprise via export LDIF
–    fonctions antispam et antivirus fournies par IBM

Mode Hybrid :
–    intégration à un environnement Domino existant
–    environnement flexible permettant de mixer utilisateurs on-premise et utilisateurs cloud
–    migration des données possible par lots, secteurs géographiques, profils
–    utilisation des annuaires Domino et des certificats existants
–    utilisation des politiques, réservations de salles et applications existantes, toujours maintenues dans l’environnement on-premise
–    gestion des flux SMTP et de leur protection par l’infrastructure on-premise

 

COHABITATION DES DIFFERENTES SOLUTIONS ET ROADMAP

Comme indiqué, IBM VERSE n’est pas le remplaçant d’IBM NOTES, mais une alternative riche fonctionnellement, basée sur de nouvelles méthodes d’utilisation de la messagerie et des réseaux sociaux d’entreprise.

IBM VERSE est en cela un des clients potentiels des serveurs IBM Domino, qu’ils soient on-premise ou cloud, aux côtés des habituels Notes, Traveler, iNotes, Connections Mail, et même Ms Outlook 2013…

A l’instar du BYOD, IBM décline ici le BYOC (bring your own client).

De nouvelles fonctions viennent enrichir IBM VERSE très régulièrement, non pas pour calquer ce que proposent déjà IBM Notes ou iNotes, mais pour élargir en permanence le scope fonctionnel.

La roadmap IBM présente une évolution parallèle des solutions IBM Domino/Notes (support de la V9 jusqu’en 2022) et IBM VERSE dont les updates sont annoncés jusqu’en 2019, et certaines évolutions déjà positionnées en 2017 (IBM VERSE on premise).

 

Lisez également à ce sujet sur nos blogs :
Quelle stratégie adopter pour réaligner les outils de communication avec la productivité ?
Pourquoi et comment IBM a choisi de réinventer la messagerie ?