Tous les chemins peuvent mener à Office 365




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    Parmi les outils de communication en entreprise, la messagerie électronique occupe toujours une place importante. Les échanges sont toujours plus nombreux, les volumes toujours croissants.
    Pour répondre à ces besoins, les solutions de messagerie électronique sont pléthores sur le marché : hébergées, libres, onpremise, fournies par des acteurs historiques ou pas de nouveaux pure players.
    Certaines sont très basiques et ne proposent que l’envoi/réception d’emails (POP3/SMTP) ; d’autres sont plus élaborées et reposent sur des solutions éprouvées par les éditeurs depuis des décennies.

    Dans les entreprises, les solutions déployées sont donc très variées et résultent de choix technologiques, économiques, politiques. Les volumes sont souvent conséquents, et résultent de plusieurs années de conservation des emails. Et que dire des archives, souvent nombreuses elles aussi, et stockées çà et là au fil des années.

    Difficile dans ce cas de se projeter facilement et rapidement vers les offres Office 365, pensez-vous ?

    Les scénarios de migration et de cohabitation entre les solutions déployées en entreprise et la plateforme cloud Office 365 sont tellement variés qu’il est au contraire très simple de positionner un tel projet.

    Nous avons retenu ici 4 scénarios de migration selon les plateformes et les outils déployés.

     

    1 – Vous disposez d’une plateforme de messagerie sous Microsoft Exchange ? Tout est pris en charge.

    Pour des environnements Exchange 2003, 2007, 2010 ou 2013, dans la limite de 2000 boîtes aux lettres, nous procéderons à une migration « en une fois » (migration à basculement, ou cut-over migration).

    L’intégralité de votre BAL sera migrée : messages, agenda, contacts, taches.
    Le déplacement des données se fera de manière transparente pour tous, sans impact sur la consultation de la messagerie originelle.
    Le jour J, chaque utilisateur recevra les informations pour se connecter à sa nouvelle BAL et y retrouvera tout son historique.
    Il sera alors temps d’arrêter l’ancien serveur.

    Pour des environnements Exchange 2003 ou 2007 au-delà de 2000 boîtes aux lettres, nous procéderons à une migration « en lots » (migration intermédiaire, ou stagged migration).

    Là aussi, l’intégralité de votre BAL sera migrée : messages, agenda, contacts, taches.
    La cohabitation des 2 systèmes pendant le traitement des lots assure une collaboration complète (distribution d’emails, consultation des disponibilités, gestion des invitations).
    Les utilisateurs migrés devront reconfigurer leur profil à la fin de leur transfert de BAL.
    A la fin de tous les lots, la cohabitation s’arrête entre les 2 systèmes et l’ancien serveur pourra être stoppé.

    Il existe enfin la possibilité d’une migration « dans le temps », toujours basée sur un mode hybride, si vous souhaitez procéder de manière espacée, et si vous êtes équipés d’un serveur Exchange 2010 ou 2013.

     

    2 – Vous utilisez un système de messagerie « simple » et stockez vos données dans des fichiers PST ? Le service d’importation est là pour vous.

    Quel que soit votre hébergeur ou le système de messagerie utilisé, vos données de messagerie sont conservées dans des fichiers personnels (PST). Ce peut-être aussi le cas pour vos archives.
    Dans ce cas, le contenu de ce fichier sera importé de manière sécurisée depuis un poste de votre réseau vers le cloud Office 365. Les imports se font par lots d’utilisateurs.
    Chaque utilisateur retrouvera l’intégralité de sa BAL : messages, agenda, contacts, taches.
    Cet import se fera en arrière-plan et sa durée dépendra naturellement de votre bande passante (des outils permettent d’estimer le temps d’import).
    Au préalable, tous les postes auront été connectés à Office 365 et les utilisateurs échangeront via cette nouvelle connexion. Ils verront progressivement leur nouvelle BAL Office 365 se remplir de leurs archives.
    Il n’y a ainsi aucune coupure de production, et ce scénario permet de gérer les imports selon divers critères : utilisateurs VIP, récupération de la BAL et/ou de l’archive…

     

    3 – Vous utilisez un système de messagerie fonctionnant sous IMAP ? Tout n’est pas perdu.

    C’est ici le cas le plus restrictif fonctionnellement, mais vous pourrez récupérer les éléments de votre boîte de réception ou des autres dossiers, dans la limite de 500 000, et pour des messages inférieurs à 35 Mo chacun.
    Les échanges se font de serveur à serveur (Office 365 se connecte à votre serveur IMAP) et la migration se base sur un fichier de configuration.

    Clairement, dans un tel scénario, il est peut-être souhaitable de travailler avec des fichiers PST et s’appuyer sur le scénario 2.

     

    4 – Vous n’apparaissez dans aucun des 3 scénarios précédents ? Appuyez-vous sur des outils fournis par des partenaires accrédités et certifiés.

    Ce dernier scénario est utile par exemple si vous utilisez une plateforme de messagerie sous Lotus Notes / IBM Domino, voire d’autres plus exotiques ou anciennes.

    La migration est alors conduite à l’aide de logiciels tiers, placés entre votre serveur et la plateforme Cloud Office 365. Selon les outils, et les versions, il sera possible de migrer tout ou partie de la BAL (contenus et périodes), de gérer les migrations par lots, de prendre en charge les archives ou non.

    La migration et la cohabitation pourront s’étaler dans le temps. Vous aurez aussi la possibilité de basculer d’un coup, après avoir fait un POC grandeur nature et avoir estimé les temps de chargement.

    Naturellement, à l’issu d’une telle migration, les accès à la messagerie Office 365 devront être complètement reconfigurés : déploiement des clients Outlook, publication des URL webmail….

     

    Une fois basculé vers Office 365 pour la partie messagerie, il sera alors grand temps de découvrir toutes les autres fonctionnalités et les services proposés : Stockage et partage de fichiers ; Conférences en ligne et messagerie instantanée ; Sites d’équipe ; Réseau sociale d’entreprise.

    Alors n’hésitez pas, nous pouvons vous accompagner dans vos réflexions, et vous apporter l’expérience de nos consultants. Contactez-nous ou appelez CERIEL Infrastructure & Services IT au 02 35 60 89 09.

     

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